Dedique más tiempo a la abogacía y menos tiempo al trabajo administrativo

Si es un médico independiente o trabaja en un pequeño bufete de abogados, es posible que necesite apoyo administrativo ocasional a tiempo parcial. Trabajar con un asistente virtual (VA) puede ser justo lo que está buscando.

Trabajar con un asistente virtual tiene varias ventajas frente a un asistente interno a tiempo completo. Dado que un VA es un contratista independiente, no hay necesidad de espacio de oficina o equipo adicional, y no es necesario pagar impuestos, seguros o beneficios adicionales. Y los estudios han demostrado que el costo real de contratar y mantener un asistente interno a tiempo completo es de 2 a 2 ½ veces el costo de su salario. Cuando trabaja con un asistente virtual, el único costo para usted es “tiempo dedicado a la tarea”. Simplemente escriba un cheque al mes y Despacho de Abogados.

Un VA trabaja con clientes desde su oficina en casa de manera continua, a veces cobrando por hora, a veces mediante anticipo, manejando varias tareas administrativas según sea necesario. Debido a que la VA no trabaja en la oficina del cliente, es importante notar que la relación entre el cliente y la VA es extremadamente importante. La comunicación se realiza por teléfono, correo electrónico, fax y, a veces, mensajería instantánea. Los documentos se comparten a través de correo electrónico, fax o programas remotos como GoToMyPC o PC Anywhere. Por lo general, estos programas remotos son fáciles de usar y su VA puede incluso ayudarlo a prepararse para trabajar de forma remota. Además, los materiales para proyectos se pueden enviar directamente a la oficina de VA cuando sea necesario; por ejemplo, para manejar un envío masivo de folletos.

Como abogado, es posible que descubra que su día típico implica realizar y responder llamadas telefónicas y correos electrónicos, programar y asistir a reuniones y citas, comparecencias en la corte, facturar a los clientes y la lista continúa. Un VA podría simplificarle las cosas al mantener su calendario actualizado, filtrar su correo de voz y mensajes de correo electrónico, programar reuniones y citas para usted, facturar a sus clientes e incluso enviar tarjetas de felicitación a sus clientes, familiares y amigos . Todo esto le da tiempo para manejar los aspectos más importantes del crecimiento y mantenimiento de su práctica.

Algunas de las tareas que normalmente manejará un asistente virtual incluyen:

• Facturación de clientes
• Envíos pequeños o masivos
• Haciendo citas
• Mantener su calendario actualizado
• Correo electrónico de evaluación
• Manejo de correo de voz y / o correo electrónico, respondiendo en su nombre
• Administrar bases de datos de contactos
• Mantener su sitio web
• Envío de comunicados de prensa y / o artículos.
• Planificación de reuniones
• Hacer arreglos de viaje
• búsqueda en Internet
• Tarjetas de cumpleaños o vacaciones para familiares / amigos / clientes
• Compra online de regalos para clientes

Permitir que un asistente virtual maneje este tipo de detalles diarios le dará tiempo para concentrarse en lo que hace mejor y en lo que es importante para usted. Para comenzar a trabajar con un VA, generalmente hay una consulta telefónica de 30 minutos, donde cada parte entrevista a la otra para determinar si hay una buena relación para una relación de trabajo. 

Su tiempo es valioso y un asistente virtual puede ayudarlo a ahorrar mucho de ese tiempo de forma regular. ¿No valen la pena su práctica y su tranquilidad?